인계 메모에는 어느 주문에서 무엇을 처리했는지, 아직 남은 일은 무엇인지 적습니다. 전체 대화를 그대로 복사하기보다는 고객과 합의한 조건, 기다리는 내부 답을 짧게 씁니다. 주문 링크와 대화 원문도 붙여 필요한 내용을 다시 볼 수 있게 합니다.
고객이 요청을 바꾼 경우
나중에 바뀐 요청은 이전 합의와 구별해 적습니다. 새 담당자가 예전 조건대로 작업하지 않도록 무엇이 달라졌는지 짚어줍니다. 고객이 이미 보낸 주문번호나 사진은 기록에서 찾아보고, 정말 추가로 필요한 자료만 요청합니다.
처리 흐름
담당자에게 인계할 주문 정보와 회신 약속
담당자 교체로 회신 기한이 새로 시작되는 것은 아닙니다. 앞서 약속한 시점까지 답할 수 있는지 인계받을 때 살펴야 합니다. 그때 회신하기 어렵다면 고객에게 지연되는 상황과 이유를 설명합니다.
